1 简 介
欢迎您使用**商业管理信息系统（HSMIS)，HSMIS是北京**计算机有限公司根据自己在商品流通行业中多年的经验开发的一套适合大、中、小型百货商场和超市的计算机管理信息系统。系统由前台（POS）和后台（MIS）两大部分组成，前台POS系统指运行在收款机上的销售系统，主要的任务是‘销’，是销售数据的采集者，整个系统中查询销售的数据都是由此而来。它不负责数据的统计工作，只把数据实时地通过网络传到后台服务器上，由后台对数据进行分析汇总。后台MIS系统又由以下几个部分构成：业务处理子系统、系统维护子系统、查询子系统、总经理查询系统、会员子系统、供应商结算子系统等构成，在具体的用户群中，还有可能包含以下部分的内容：储值卡管理子系统、顾客导购管理子系统、合同管理子系统、财务管理子系统、人事考勤管理子系统、工资管理子系统等。对于各个部分彼此相互联系而又自成一体。用户在选用系统时有可能根据不同的自身需求选用不同的子集，因此在使用时，请根据本系统构成参阅相关的章节。后台系统中，业务处理子系统主要处理商场的各种单据，处理商场的进销存及相关的各种业务活动。系统维护子系统提供系统数据的初始化和数据的汇总，此外系统的设置、数据的维护也包含在此部分内。查询子系统包含了各种数据的查询分析，以便为商场的决策分析提供辅助性意见。此三部分是后台数据处理系统的核心。
2.如何使用好本系统
本系统提供了丰富的功能，能够处理一些复杂的细节，使用好本系统只要注意以下几个环节就可以了。
1. 熟悉本系统各个功能模块的内容，以及功能模块所属的子系统。其中有很多操作可能在许多模块中含有，但操作可能有区别，某些操作的功能有可能相似，其间只有一些微小差异，在练习期间应该熟悉这些功能的分布和不同。
2. 注意各个模块之间的关联，有些模块的数据是不能随便删除的，删除后有可能直接导致系统的另一个与其关联模块中数据的不一致。
3. 对于有些功能，系统提供时都有相应的注意事项，以及不同输入情况下所造成的结果，在阅读手册或连机帮助时应当注意。
4. 基础数据清晰准确，单据录入及时。基础数据的准确是确保系统初始化数据正确的根本保证，单据能够及时录入则能够保证系统内的帐面数和商场的实际数据的一致。
5. 不得随意修改数据。
3.电脑部工作人员岗位责任制
1. 商场经理: 重视POS系统对管理的影响，具备的意义,潜在的利益作用了解系统业务处理流程,票据流程深刻理解录入数据正确的重要性及意义重视人员的培训,监督该系统的使用,从自身出发,理解消化整个系统的结构,熟悉各职位职责,达到有效指挥
2. 电脑部经理：整个电脑部人员工作安排，人员分工,工作检查，工作汇报，部门沟通，卫生纪律.了解下级工作职责,工作内容,了解系统管理员的工作范围,监督其工作,掌握系统前,后台管理的原理,了解前,后台管理的操作,
3. 系统管理员： 首先应具有足够的操作系统、数据库系统、计算机网络、计算机硬件等知识储备，并了解商场的各业务流程。WINDOWS NT 网络维护，服务器管理及维护，SQL SERVER系统用户维护，进销存系统维护管理，系统软件安装，前台收款系统维护，收款机常见故障维修，PC 机的维护,了解外设的组成及使用方法,常见故障排除,打印机，不间断电源，电子称，条码打印机、制卡机等硬件设备的使用，维修和维护,网络的布设及维护,供电常识,线路端头保护,数据的定期备份,卸出,及加载,装入.
4. 录入员：（可根据商场实情对录入员分工,例如专管验收单录入,专管供应商档案录入等.但同时要注意相互牵制的工作不能交给同一个人完成,以避免员工利用职权作弊） 具备基本计算机硬件知识，计算机软件使用技术，开关机规范.熟悉至少一种汉字输入方式.了解商场各种业务流程，掌握系统各模块的功能，录入单据先后顺序，录入规范以及商场相关规范及政策.负责系统初始化工作，包括商品品类维护，录入商品基本信息，供应商档案，合同报价单，采购定货单，验收单，调价单，退货单，促销打包单，台帐打印，条码打印等工作.配合有关部门查询及核对所分管的相应内容.
5. 盘点员： 负责营业结束后盘点，做销售日汇总，日结转库存，数据备份（分别备份于服务器和用户机），管理溢余损失单，商场自用单，调拨单，销售定单，批发单，促销单等有关库存的单据。并配合有关部门查询及核对所分管的相应内容.
6. 收款员： 负责前台售货，根据相应权利进行收支票、刷卡、折扣、优惠、退货等操作，打印收款员交班报表，个人密码保密，同时接受商场规章制度的管理.要求熟悉商用键盘的所有功能键，能快速进行前台交易的操作。
7. 售货员：要求适应商业化流程管理思想，掌握柜台销售小票的填写规程及使用方法，前台销售的核算方法及注意事项
8. 理货员：时刻整理货架上被顾客翻乱的商品，负责盘点，正确反映实际库存商品数量，并会填写盘点清单
4.海信商业信息管理系统用户岗位分工及权限设置
海信商业管理信息系统业务流程包括以下内容:
1. 系统参数设置
l 系统参数设置可以让用户设定一些系统内部要使用的一些主要的变量.本系统要求用户设置：商厦名称；有无财务接口；分类码定义位数；实时流水号；自动生成商品号；无订单可否验收等信息。
l 系统参数设置还可根据用户要求设定如数据路径，进售价选择，是含税价或不含税价等信息，使系统发挥最高的效率。
2. 用户及权限设置
l 超级用户权:本权限为系统内的最高特权,拥有此权限的用户可以运行系统中的全部功能.
l 系统维护权:拥有本权限的用户可以执行数据整理,压缩,备份等系统维护方面的作业.本权限用户还可以对系统及的参数进行设定和修改.
l 人事管理权:拥有本权限的用户可以进行用户的新增,删除工作,也可设置用户的工作部门,工作柜组,操作权限据基本密码等.
l 网络管理权:在连锁经营模式下,拥有本权限的用户可以运行与网络通讯中有关的数据传送和接受等操作.
l 出库管理权:拥有本权限的用户可以执行出,入库以外其他单据的相关处理,如损益单,调拨单.
l 商品管理权:本权限用具可以对商品及其相关的剧本资料如商品分类,进货供应商,批发客户等进行设置和编辑,并有权对商品进行调价处理.
l 商品订购权:拥有本权显得用户可以对商品的需求情况填写商品的订货单.
l 库存管理权:拥有本权限的用户可以运行与库存管理有关的作业.
l 盘点管理权:拥有本权限的用户可以运行与库存盘点有关的作业.
l 查询统计权:拥有本权限的用户可以运行各类基本资料,票据资料,销售资料等的查询统计作业.
同时,后台必须为前台收银机操作人员指定相应的工作权限,主要有:
l 前台管理权:能进行前台的所有操作.
l 前台收银权:只能在前台进行销售及其它属于个人行为的基本功能,如密码设定.
l 前台折扣权:只能在前台对商品进行折扣处理,但没有销售权力
l 前台退货权:允许在前台对商品进行退货处理,但没有销售权力.
l 前台开箱权:允许打开前台收银机的钱箱,但没有销售权力.
l 前台报表权:允许在前台统计打印交易报表,没有交易权力.
用户权限的分配并不是固定不便的,可以根据需要调整.在系统设计时,可以将部分操作权限进行合并,也可以将某些操作权限进一步细化,如查询权限可以分为入库单据查询,出库单据查询全等.可以将权限根据系统提供的作业模块进行逐一对应设定,可以根据系统的模块组合进行权限设定,也可以根据操作管理人员的不同进行权限设定.
3. 基础数据录入
l 供应商档案
l 商品分类信息
l 商品综合信息
l 部门信息
l 系统用户信息
l 用户组与用户权限设置
l 前台权限维护
l 库存上下限维护
l 销售计划维护
l 商场结转周期维护
l 供应商结算方式维护
l 供应商结算付款方式维护
5.开业前必须录入的数据
1. 在使用系统之前，首先应按以下顺序进行初始化工作。即:
.商品品类编码（其中属于明细类的品类属于最末一级）
.商品综合信息（尽量详细的列示要求输入的明细）
®.部门信息维护,应录入商场所有部门信息. 部门设定时，0级部门只能有一个
¯.人员信息维护:所有涉及系统管理的人员都要在人员信息管理中列示,根据人员所在部门分类,按人员编码方式编码,并确定职位编码,收银员职位代码为888,售货员职位代码为999,其余人员为缺省值.
°.用户组设置，涉及所有与后台管理有关的用户,并按其所属的部门划归为用户组
±.用户组权限维护（用户组权限包括十六个菜单中的读、写、执行、打印四项功能）
².用户权限维护,用户权限分级设定
³.供应商档案维护 根据购销定货合同录入系统提示的供应商档案,其中供应商编号,名称,地址,税号,帐号,开户行,单位性质,商品种类,名称等信息不可缺少)
´.前台付款方式维护
µ.前台权限卡维护等明细
4.日常工作涉及合同报价单，定单，验收单，调价单，退货单，调拨单,批发单，采价单，促销打包单，商场自用单等单据的录入与维护；同时，每天最重要的工作是在销售结束后进行‘销售日汇总’和‘日结转库存’以及‘数据备份’三步工作。
5. 系统参数设定工作应认真进行.该模块用于设置商场名称,是否有财务接口等.一旦启用后，带‘*’的项不能修改.
6. 录入供应商档案时,对所预见出现的供应商付款方式,应提前通知软件人员,要求他们针对需要进行添加.
7. 录入商品品类数据时,应事先根据商品种类及客观需要编制好商品品类码,确定使用几位编码,如何分类,那一级属于明晰,在征求培训人员的意见和建议后,编制一个底稿.确定无误后,再录入.
8. 录入商品综合信息时,应提前确定好供应商号,结算方式,经营方式,价格等,以录全所有数据为宜.商品编码可以选择自动生成流水号,也可以进行定义 在系统参数设定中完成).
9. 验收单的录入应在货品入库后,根据入库单录入,而不要进行违规操作.以免出现库存数据与实际盘点数据不符.
6.开业后需做的日常单据
1． 录入盘点数据时，应首先进行完每天必做的 ‘销售日汇总’，‘日结转库存’和 ‘数据备份’三步操作.刷新库存数据后才有可能与录入的实际盘点数据进行对比,生成溢余损失单,从而调整计算机中的数据,使之与实际库存保持一致.
2. 录入调拨单时,应根据要货申请，并保证实物转移与单据同步。
3. 月末或根据商场需要盘点。在进行完上述三步操作后，录入盘点数据，系统会自动对照手工数据生成溢余损失单，并自动进行调整,与库存实存数据保持一致.
4. 年末或根据商场需要进行数据备份及转存.
5. 为防止计算机感染病毒，使网络速度变慢、应用程序使用不正常，经常死机等，建议用户安装防火墙，使用正版杀毒软件，严禁外盘或其他来历不明的程序进入计算机系统.
6. 使用查询系统简单易学,只要选定所要查询信息发生的时间段,日期,查询部门,查询方式,如:按供应商查询,按编码查询,按部门查询等等,按查询按纽即可实现查询功能.
7.系统管理员每天必做的工作
1. 在汇总前确认验收单
2. 在汇总前确认调价单
3. 在汇总前确认款台流水均以上传
4. 进行日销售汇总
5. 数据库备份
8. 必须掌握的系统维护基本方法
1. 网络故障的排除
2. 收款机的日常维护
l 打印机卡纸
l 钱箱关不上
3. 各部门与系统对帐
4. 收款员与系统对帐
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